רוצה קובץ אקסל קל יותר?
אחת הטענות הנפוצות שאני שומעת על אקסל היא שהקובץ "כבד מד" "בקושי זז".
פעמים רבות אפשר לגרום לקובץ להיות "קל" יותר.
ישנן מספר סיבות הגורמות לקובץ להיות כבד:
- קישורים לקבצים אחרים
- קובץ עם הרבה נוסחאות / פונקציות
- טווח גדול מאד של נתונים
כל סעיף שנצליח להוריד יקל על הקובץ.
קישורים לקבצים אחרים
האם באמת יש צורך בקישורים לקבצים אחרים?
אם עדיין צריך שכל שינוי בקובץ שמקושרים אליו יתעדכן, נהיה חייבים להשאיר את הקישורים. אבל אם כבר שלפנו את הנתונים ואין צורך בקישור מומלץ לנתקו.
ניתוק קישור באקסל: נתונים , ערוך קישורים , בחירת הקישור , נתק קישור.
קובץ עם הרבה נוסחאות / פונקציות
אחד הדברים שהכי מכביד על קובץ אקסל זה ריבוי נוסחאות.
האם אכן צריך את הנוסחאות?
לכאורה שאלה מוזרה, אם יש נוסחאות ברור שצריך אותם.
אז זהו, שלא תמיד.
יש מצבים שאין בררה ומוכרחים להשאיר את הנוסחאות
במקרים שהנתונים לא יתעדכנו יותר , אין צורך בנוסחאות ואפשר להפוך את התוצאה לערכים.
זה קורה היום הרבה כאשר גוזרים לאקסל נתונים ממערכות מידע ומבצעים עליהם חישובים. הנתונים כבר לא יתעדכנו ולכן אין בעיה להפוך את הנוסחאות לערכים.
המרת נוסחאות לערכים:
- בחירת כל הנוסחאות , ראינו בטיפ הגנה על נוסחאות בגיליון
- העתק
- הדבקה מיוחדת , ערכים
טווח גדול מאד של נתונים
האם אקסל מזהה את טווח הנתונים האמיתי בגיליון או שכולל הרבה שורות ועמודות ריקות?
אקסל מזהה טווח נתונים בצורה של מרובע עד התא בעמודה האחרונה בה יש נתונים ובשורה האחרונה בה יש נתונים.
אלא ש…
אם הכנסתם נתון לתא ומחקתם את הנתון, עדיין אקסל יזכור .
שווה לבדוק האם בקובץ יש טווח נתונים הכולל שורות ועמודות מיותרות.
לחיצה על CTRL + END בוחרת את התא האחרון בגיליון.
לדוגמא:
נראה כאילו יש נתונים עד עמודה AD ועד שורה 101
בדיקה הראתה שיש נתונים רק עד שורה 20 ועד עמודה O
מומלץ למחוק את העמודות ואת השורות המיותרות: שורות 21:101 , עמודות P:AD
לבחירה מהירה של השורות יש לכתוב בתיבת השמות את השורות אותן רוצים למחוק 21:101 
קליק ימני ומחק.
באותה דרך למחוק גם את העמודות המיותרות.
לשמור את הקובץ.
ללחוץ על CTRL + END , הגענו לקצה טווח הנתונים כפי שהגדרנו באמצעות מחיקת העמודות והשורות.
שימו לב! אחרי מחיקת השורות והעמודות לא יראה שינוי בגודל הטווח עד שנשמור את הקובץ.
האם יש אפשרות לחשב שעות באקסל, לדוגמא – אני רושמת את שעות עבודה של המנקה, אני רושמת שעת כניסה ושעת יציאה ורוצה שאקסל יחשב לי סה"כ כמה שעות היא עבדה, זה בסדר לגבי כל יום בנפרד, אבל בחישוב החודשי לא הולך…
תודה רבה
היי שרית,
אקסל מחשב שעות כמספר עשרוני,
השעה מחולקת ב-24.
לכן , כאשר את מחשבת הפרש בין שעות ,
תכפילי את התוצאה ב- 24
בהצלחה!
עדכני אותנו (-:
היי מיכל היקרה. תודה על הטיפים.
ניסית מה שהמלצת, להכפיל את השעה ב 24 וזה לא עזר. תוכלי לצרף דוגמה?
תודה! שנה טובה
סליחה, לא הבהרתי את עצמי.
בחיבור או חיסור שעות זה עבד עד 24 שעות גם ללא ההכפלה.
מעל 24 שעות – היתרה מעל 24 שעות לא חושבה (לדעתי). גם עם הכפלה ב 24.
וכן לא ניתן להוסיף או להחסיר שעה בנוסחא אחת, כלומר אני לא יכול לעשות =A2+1 או =A2+1:00 כאשר אני רוצה להוסיף שעה לשעה הרשומה בתא A2.
תודה.
שלום חמי,
חישובי זמנים עד 24 שעות,
יש כל מיני טריקים,
הנפוץ ביותר הוא לחשב הפרש כאשר שעת כניסה גדולה משעת יציאה,
ואז משתמשים ב :
=OR(B2
היי מיכל
אני רוצה למחוק את גיליון personal אבל מקבל הודעה שאני לא יכול כי הוא מוןסתר
איך אני פותח אותו ?ץ
אריה
היי אריה,
צריך לעשות חיפוש ואז למחוק את הקובץ .
בהצלחה!
תודה על הטיפ
בכיף (-:
כמו תמיד – הטיפ של מיכל אפקטיבי.
אביגדור.
טיפ חשוב ביותר
מיכל שלום
אני מנסה למחוק שורות מיותרות ועדיין בלחיצת ctrl+end אני מגיעה לאותו מקום שהיה מקודם…. מה הפתרון?
שלום תרצה,
בחלק מהגרסאות צריך לשמור את הקובץ , לסגור , ולאחר פתיחה מסתדר.
בהצלחה!
אני מצאתי שהרבה פעמים הקובץ כבד מכיוון שהוא שמור על ורסיה ישנה של האקסל ולא על הורסיה האחרונה. הפתרון – לעשות שמירה בשם ולשנות את הסוג לאקסל במקום אקסל מורסיה ישנה
היי
אני עובדת על קובץ גדול בשמקל 11.6MB ששמור כקובץ מאקרו (macro enabled).
בקובץ מספר גליונות והקובץ מכיל נוסחאות וקוד שמאפשר בחירה מרובה בתאים תלויים.
גרסת האקסל שיש לי היא microsoft office excel 2007
עד כה הקובץ עבד באופן תקין, מאתמול לא ניתן לבצע פעולות פשוטות כמו להוסיף עמודה / שורה להעתיק כמה שורות יחד, ואני מקבלת הודעת שגיאה שלא מאפשרת לבצע פעולות:
"אין באפשרות אקסל להשלים משימה זו עם המשאבים הקיימים. בחר פחות נתונים או סגור יישומים אחרים"
ניסיתי לבצע את 3 הטיפים שנתת – והאקסל לא מגיב.
יש לך פתרון נוסף?
תודה רבה רבה
עדי
עדי,
אפשר להעתיק את הגיליונות לקובץ חדש לפעמים זה עוזר
בהצלחה!
הי,
יש לי אקסל עם 30 אלף שורות. עשיתי את כל העצות למעלה והוא עדיין נתקע כל הזמן.
יש עוד המלצות?
תודה רבה,
מאיה
שלום מאיה,
מה יש בשורות האלה?
יש הרבה נוסחאות / פונקציות?
יש אובייקטים בקובץ?
הנתונים מיובאים?
אני צריכה את כל הפרטים כדי לעזור.
מיכל
יש לי קובץ אקסל שמורכב מגיליונות רבים ויש בהם קישורים רבים למסמכים סרוקים.
אני רוצה לשנות את שם התיקיה שבה שמורים המסמכים ולשנות את הנתיב של הקישורים בפעם אחת
דרך " ערוך קישורים" אך משום מה הפונקציה הזו לא זמינה.
הקובץ לא מוגבל בשום צורה
איך אפשר להפוך אותה לזמינה?
והאם זו הדרך המהירה לשנות בבת אחת את כל הקישורים?
שלום טובה,
אם שינית את שם התיקייה "ערוך קישורים " אמור להיות זמין,
אולי הקובץ מוגן ?
אולי ניתקת את הקישורים?
בהצלחה!
היי, קובץ באקסל שלי כבד (45 מגה) בגלל ששילבתי בו הרבה תמונות. האם ניתן להפוך את הקובץ לקל יותר?
אתי שלום,
תבחרי את התמונות וברצועה של כלי תמונות באקסל
תלחצי על "דחוס תמונות" , עברי על האפשרויות
אשרי ושמרי.
מה הגודל עכשו?
שיניתי את השמות מאנגלית לעברית כדי שיהיה קריא:
אני משתמשת באקסל בשביל להכניס נתונים ממשיים של משלוחים ומוצרים בגליון אחד, קראתי לו- "נתונים ממשיים".
וגליון שני הוא בשביל לחשב מתי המשלוחים או המוצרים יגיעו לפי תחזית, קראתי לו "צפי הגעה".
הלשונית של ה "צפי הגעה" מכילה אך ורק נוסחאות ומתבססת על ה "נתונים ממשיים".
כלומר אני מכניסה נתונים ב "נתונים ממשיים", וב "צפי הגעה" אני יכולה לראות מתי זה צפוי להגיע על סמך הנתונים הממשיים שהכנסתי.
בלשונית "צפי הגעה"- אם הכנסתי נתונים ב "נתונים ממשיים" זה מעתיק אותם ואם אין נתונים זה מחשב אותם לפי נוסחה שהכנסתי.
הכל עובד למעט אם אני מכניסה שורה באמצע בנתונים של הלשונית "נתונים ממשיים". אם אני מכניסה שורה באמצע זה לא מעדכן את זה, לא מבינה למה (גם כשאני עושה Refresh לעמוד).
זו הנוסחא שאני משתמשת בה ב "צפי הגעה":
=IF('ACTUAL DATA'!D5"",'ACTUAL DATA'!D5,"NA")
(אם יש נתון בלשונית Actual Data תעתיק אותו, אחרת תרשום NA.
ACTUAL DATA מסמל את הגליון נתונים ממשיים
אם הוספתי שורה 5.1 בין שורה 5 ל 6 זה לא מראה לי את זה בלשונית של ה "צפי הגעה".
מקווה שזה מובן.
תודה מראש
אורין כשאת מוסיפה שורה באמצע אין נוסחאות בצפי שמתאימות כי נשארו מקושרות לשורה שירדה
שלום מיכל
כאשר בוחרים את כל הנוסחאות כדי להפוך אותם ל ערכים, בזמן שאני עושה העתק מקבל את השגיאה הבאה:
פעולה זו לא תעבוד בבחירות מרובות.
מה עושים?
היי מוטי,
אם הנוסחאות מפוזרות,
אפשר לבחור את כל הטווח שבתוכו רוצים להפוך נוסחאות לערכים ולהדביק כערכים
בהצלחה!
שלום מיכל, ותודה על הטיפים המיוחדים שלך!
אני חובבת אקסל ומשתמשת בו גם לצרכים הכי פשוטים וטבלאות קטנות.
יש לי קובץ אחד ממש לא גדול: 3 גליונות קצרים של עד H59 הגדול ביותר. ועוד גיליון אחד של עד AP41.
בכל הגליונות יש ערכים בעיקר.
למרות כל הנ"ל, הגיליון הרביעי בעייתי – בכל פעם שאני מנסה להוסיף עמודה, האקסל נסגר.
זה קרה לי בעבר בכמה קבצים, ותמיד תליתי את זה בגודל.
מה עוד יכולה להיות הסיבה? והפתרון?
שלום רחל,
אני שמחה שאת משתפת אותי בהנאתך מהטיפים שלי באקסל.
לגבי הוספת עמודה,
תבדקי בבקשה עם CTRL+END מה התא האחרון עם הנתונים בגיליון
אולי בטעות יש לך נתון בעמודה האחרונה ואז אי אפשר להוסיף עמודות.
במידה וכן, את צריכה למחוק את כל העמודות שלדעתך אין בהם נתונים ואז תוכלי להוסיף עמודה.
בהצלחה!
הגיליון לא גדול כלל ואין עמודות למחיקה. התא האחרון בעמודה AP בשורה 50 בערך
רחל אם את רוצה תשלחי לי את הקובץ ואבדוק
[email protected]
שלום,
חסר כאן עוד מקרים שמכבידים מאוד על הקובץ: שימוש באימות נתונים, ואולי גם שימוש נרחב בעיצוב מותנה.